Maak van jouw out-of-office een feestelijke afwezigheid

De feestdagen komen er natuurlijk weer aan. In deze periode breng je waarschijnlijk veel quality time door met je dierbaren, maar ondanks dat ontvang je nog steeds e-mailverkeer in jouw mailbox. Negen van de tien keer krijg je een automatisch antwoord op jouw verzonden e-mail tijdens de feestperiode. Het is een veel gebruikte optie om anderen te laten weten dat je afwezig bent en dat je niet op e-mailberichten reageert. Herken jij ook dat het aanzetten van je out-of-office een van de laatste ‘verplichtingen’ is, voordat je op vakantie of met verlof gaat? Misschien verklaart dat wel waarom de meeste afwezigheidsmeldingen basic of eigenlijk oersaai zijn. Wat nu als ik je een paar tips geef over hoe dit persoonlijker, grappiger en marketinggerichter kan? 😌

• Wat mag er écht niet ontbreken in jouw out-of-office?
• Alles is marketing 😉
• Nu is het jouw beurt
• Hulp nodig bij een marketingstrategie? 🧡

Wat mag er écht niet ontbreken in jouw out-of-office?

Het volgende afwezigheidsbericht heb je vast wel eens in je inbox ontvangen:

Ik ben afwezig tot datum X. Op datum Y ben ik weer aanwezig en zal ik je e-mail beantwoorden. Bij dringende gevallen kun je altijd terecht bij collega Z.

In eerste instantie is er weinig mis met dit automatische antwoord, maar het kan zó veel leuker en beter! Daarom daag ik je uit om jouw eerstvolgende out-of-office persoonlijker in te steken. De volgende onderdelen moeten hier in ieder geval in voorkomen:

• Je bereikbaarheid: je lezer wil graag weten of je zijn/haar mails wel of niet leest. Skip dus berichten als ‘ik lees mijn e-mail minder vaak’, ‘bij dringende gevallen reageer ik zo snel mogelijk’ en ‘ik heb beperkte toegang tot mijn mail.’ Dit soort meldingen zijn breed te interpreteren en dat roept onduidelijkheid bij de lezer op.
• Back to business: wanneer ben je weer aanwezig en zul je reageren op het ontvangen mailtje? Als ik je een tip mag geven: vermeld dat je één dag na je eerste werkdag terug bent. Zo heb je ruimte om heel je mailbox door te spitten.
• Een goede tweede optie: zet in je out-of-office bij wie jouw lezer terecht kan tijdens je afwezigheid. Laat hierbij ook het telefoonnummer en/of mailadres achter.

Alles is marketing 😉

Wist je dat een creatieve out-of-office (OOO) een krachtig hulpmiddel is binnen jouw marketingstrategie? Het bied je de uitgelezen kans om je merk te promoten op een positieve en persoonlijke manier. Hier zijn enkele manieren waarop je de marketingkant van een creatieve OOO tijdens de feestdagen kunt benutten:

1. Merkconsistentie: zorg ervoor dat je OOO overeenkomt met je merkidentiteit. Gebruik dezelfde stijl, kleuren en taal die je normaal in je marketingmateriaal ook gebruikt. Dit versterkt de herkenbaarheid van je merk, zelfs als je aan het tafelen bent tijdens de feestdagen bijvoorbeeld.
2. Speel in op het seizoen: voeg een feestelijke noot toe aan je out-of-office door seizoensgebonden groeten op te nemen. Dit kan het gevoel van verbondenheid met je klanten vergroten. Wens ze dus bijvoorbeeld een gelukkig Nieuwjaar. 🎆
3. The floor is yours: gebruik je afwezigheidsmelding als een kans om creatieve content te delen. Je kunt bijvoorbeeld een humoristische boodschap toevoegen die relevant is voor de feestdagen. Dit onthoudt de lezer sneller en maakt jouw merk dus toegankelijker.
4. Interactie: stel een vraag of vraag om feedback over je OOO. Dit kan waardevolle informatie opleveren en een gevoel van betrokkenheid bij je merk creëren.
5. Personalisatie: pas jouw out-of-office aan op jouw klantsegment. Zij moeten zich notabene aangesproken voelen. 🔥

Kort gezegd stelt een creatief afwezigheidsbericht je in staat om een persoonlijke connectie met je relaties te maken en tegelijkertijd je marketingdoelen te bereiken. Je kunt in je out-of-office altijd nog een call-to-action of een verwijzing naar een speciale aanbieding toevoegen en deze delen op social media. Maar dat laat ik helemaal aan jou. 😜

Nu is het jouw beurt

Om te voorkomen dat je out-of-office niet spontaan, persoonlijk of creatief genoeg is, begin op tijd! Zorg ervoor dat je twee tot drie dagen van tevoren je OOO hebt ingesteld, zodat je de laatste dagen voor je vakantie of verlof kunt besteden aan spoedklusjes. Om je een klein beetje op weg te helpen, geef ik je hieronder een voorbeeld van een out-of-office-bericht dat je waarschijnlijk aan het lachen maakt. Wel als je het aan mij vraagt. 🙊 Wees dus creatief genoeg om deze niet te kopiëren, maar je relaties om ver te blazen met een origineel afwezigheidsbericht.

Mijn interesse wordt gewekt door een variant als:

Die reageert snel, dacht je.

Helaas moet ik je teleurstellen: het is mijn out-of-office. Ik ben er namelijk helemaal niet!

Ik ben op dit moment waarschijnlijk mezelf misselijk aan het eten in kerstkransjes, het kerstdiner aan het voorbereiden of aan het meezingen met de meest foute kerstnummers.

Vanaf woensdag 3 januari ben ik weer aan het werk. Mocht je niet kunnen wachten tot die tijd, neem dan even contact op met mijn collega’s via 0570-594281.

Mooie feestdagen gewenst en tot in 2024!

Hulp nodig bij een marketingstrategie? 🧡

Ben je na het lezen van mijn blog nieuwsgierig geworden naar andere hulpmiddelen binnen een goede marketingstrategie? Of wordt het tijd om een nieuwe strategie uit te stippelen? Schakel dan gerust onze hulp in. Kom met ons in contact! Laten we een kop koffie doen en kijken wat we voor elkaar kunnen betekenen.